home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 9 / The PC-SIG Library on CD ROM - Ninth Edition.iso / 801_900 / DISK0877 / DISK0877.ZIP / DOCMTIII.TXT < prev    next >
Text File  |  1980-01-01  |  8KB  |  220 lines
  1.                         DOCUMENTATION FOR
  2.                     DOVETAIL III--Release 3.1
  3.                      LABEL III--Release 1.0
  4.                       Written by M.O. Embry
  5.                             May, 1990
  6.  
  7. DOVETAIL  III--A  program to merge a form letter with  addressees 
  8. from a mailing list and address envelopes.  All of the documenta-
  9. tion applies here.
  10.  
  11. LABEL III--A program to address labels.  Only page 4 of the docu-
  12. mentation, About Your Mailing List File, applies here.
  13.  
  14. A DOS-2 or higher operating system is required.
  15.  
  16. DOVETAIL  III will work with mailing lists and form letters writ
  17. ten using:
  18.  
  19.          WordStar (if use UNWS.EXE to remove buried commands)
  20.          EasyWriter"
  21.          PerfectWriter (if use space bar instead of tab key)
  22.  
  23. LABEL III will work with a mailing list written using:
  24.  
  25.          WordStar (if use UNWS.EXE to remove buried commands)
  26.          EasyWriter"
  27.          PerfectWriter 
  28.  
  29. A  sample  mailing list,  SAMPLIST.WS,  and two  sample  letters, 
  30. SAMPLET1.WS  and SAMPLET3.WS,  written using WordStar as  a  text 
  31. editor are included on this diskette.
  32.  
  33.                       ********************
  34.  
  35. If  you like this program and find it useful,  please send a con-
  36. tribution to:
  37.  
  38.                     Alternatives to Nationalism
  39.                     c/o M.O. Embry
  40.                     25099 Donegal Ct
  41.                     Newark, CA 94560
  42.  
  43. ......or your favorite worthy cause.
  44.  
  45. If  you determine text editors other than  Wordstar,  EasyWriter, 
  46. and  PerfectWriter work,  please let me know so they can be added 
  47. to the list.
  48.  
  49. You may copy this program for distribution to others,  but please 
  50. include the above text.
  51.  
  52.                                           --M.O. Embry
  53.  
  54.                       ********************
  55.  
  56.  
  57.    ---------------------ABOUT THIS PROGRAM--------------------
  58.  
  59. This  Program allows you to merge one or more addressees  from  a 
  60. MAILING  LIST  file with a letter from a LETTER file and  address 
  61. envelopes.
  62.  
  63.                         PROGRAM FEATURES               
  64.           A. LETTERS
  65.  
  66.                1. Letter, legal, or nonstandard size paper
  67.                2. Standard or nonstandard line spacing
  68.                3. Standard or nonstandard margins
  69.                4. Selection of extra page one margin
  70.                5. Standard or custom salutation
  71.                6. With or without pages numbered
  72.                7. With or without return address
  73.                8. Continuous or pause printing
  74.                9. Selective or batch printing
  75.  
  76.           B. ENVELOPES
  77.  
  78.                1. #6, #10, or nonstandard envelopes
  79.                2. Continuous or pause printing
  80.                3. Selective or batch printing
  81.  
  82.                 DETAILED EXPLANATION FOR LETTERS
  83.  
  84. WHAT IS YOUR PAPER SIZE? (LETTER/LEGAL/NONSTD)
  85.      You type LETTER, LEGAL or NONSTD.  If you select NONSTD, you 
  86.      then  specify  the number of line  spaces  (top  edge-bottom 
  87.      edge) on your paper.
  88.  
  89. IS YOUR LINE SPACING STANDARD--6 LINES/INCH? (Y/N)
  90.      You type Y if your printer is set for 6 lines/inch. You type 
  91.      N to specify a nonstandard line spacing.
  92.  
  93. STANDARD OR NONSTANDARD TOP AND BOTTOM MARGINS? (STD/NONSTD):
  94.      Standard  top and bottom margins are,  nominally,  5 and  5, 
  95.      respectively.   If you select NONSTD,  you must then specify 
  96.      your  own  margin size.   In either case,  you must  add  or 
  97.      subtract  your  print head indexing to determine  your  true 
  98.      margins.
  99.  
  100. HOW MANY EXTRA LINES FOR YOUR TOP MARGIN ON PAGE ONE? (A NUMERAL/NONE)
  101.      This allows you to accommodate your Letterhead,  if any, or to 
  102.      to balance your text on page one.
  103.  
  104. DO YOU WANT THE PAGES NUMBERED? (Y/N)
  105.      You type Y or N, as you choose.
  106.  
  107. CONTINUOUS PRINT OR PRINT WITH PAUSE? (CONT/PAUSE)
  108.      You type CONT if your printer is equipped with pin or  trac
  109.      tor feed and you want no pause for positioning of each sheet 
  110.      of paper or each envelope.
  111.  
  112. SELECTIVE OR BATCH PRINTING OF ADDRESSEES? (SEL/BATCH)
  113.      You type SEL if you want to print addressees, one at a time, 
  114.      in or out of sequence.
  115.      You  type BATCH if you want to print addressees sequentially 
  116.      in batches of a size you then specify.
  117.  
  118. DO YOU WANT TO USE THE STANDARD SALUTATION? (Y/N)
  119.      You have this choice ONLY when printing in the SEL Mode.
  120.      You  type  Y if you want to use the Salutation  imbedded  in 
  121.      your MAILING LIST file.
  122.  
  123.      You type N if you want to substitute an informal  salutation 
  124.      for selected addressees.
  125.  
  126.                   DETAILED EXPLANATION FOR ENVELOPES
  127.  
  128. STANDARD ENVELOPES ARE: SMALL=#6; LARGE=#30
  129. WHICH WILL YOU BE USING? (#6/#10/NONSTD):
  130.      If  you select NONSTD,  you must then specify the number  of 
  131.      line spaces (top edge-bottom edge) on your envelopes.
  132.  
  133. DO YOU WANT TO PRINT YOUR RETURN ADDRESS? (Y/N)
  134.      You  type Y if you want to print the return address imbedded 
  135.      in your MAILING LIST file.  You type N if your envelopes are 
  136.      already printed or stamped with your return address.
  137.  
  138.  
  139.     ------------------ABOUT YOUR LETTER FILE-----------------
  140.  
  141.      The DOVETAIL program works with the following text editors:
  142.                EasyWriter--WordStar--PerfectWriter
  143.  
  144.      If you print your letter using WORDSTAR, you must remove the 
  145.      buried commands that exist in the WordStar text.
  146.  
  147.      To  do that you call up the UNWS program furnished with  the 
  148.      diskette.   For example,  if your text is in Drive A,  after 
  149.      the  A> you enter the command UNWS <CR>,  where <CR>  stands 
  150.      for carriage return.
  151.  
  152.      The UNWS program then asks for the input file name.
  153.      You enter YOURFILE.TXT (if that is the name of your file).
  154.  
  155.      The UNWS program then asks for the output file name.
  156.      You  enter NEWFILE.TXT (or any appropriate name).   You then 
  157.      delete YOURFILE.TXT and rename NEWFILE.TXT=YOURFILE.TXT
  158.  
  159.      ------You MUST put a .) after the body of your letters-----
  160.                       (See sample letters)
  161.      This avoids having your complimentary close and your  signa
  162.      ture appearing on the last page by themselves.  The last two 
  163.      lines in the body of the letter will appear there with them.
  164.      ---DON'T call for any underlining of words in your letter---
  165.  
  166.  
  167.    ---------------ABOUT YOUR MAILING LIST FILE---------------
  168.  
  169.      Again, if your MAILING LIST file is written using WORDSTAR, 
  170.      you must use the procedure outlined above to remove the bur-
  171.      ied commands.
  172.  
  173.      Your MAILING LIST File must conform with the following:
  174.                        -------NOTES-------
  175.        1. RET precedes your return address information.
  176.        2. A numeral and an asterisk precedes each addressee's name.
  177.           (Numerals may be skipped but must be in numerical order.)
  178.        3. A hyphen follows the locale and zip code.
  179.        4. No line spaces can be left blank.
  180.  
  181.      FOR EXAMPLE:
  182.  
  183.                 FILE -MAILIST- ON DISKETTE NO. XX
  184.      RET
  185.      Your name
  186.      Your title (if any)
  187.      Your firm name (if any) or c/o So-and-So (if applicable)
  188.      Your street address, Apt. No. (if applicable)
  189.      Your locale and zip code
  190.      -
  191.      1*
  192.      Addressee's Name
  193.      Title (if any)
  194.      Firm name (if any) or c/o So-and-So (if applicable)
  195.      Street address, Apt. No. (if applicable)
  196.      Locale and zip code
  197.      -
  198.      Salutation:
  199.      3*
  200.      Tom Jones
  201.      999 Elm Ave.
  202.      Any Town, Any State 99999
  203.      -
  204.      Dear Mr. Jones:
  205.      4*
  206.      Mr. John Doe, Jr.
  207.      Vice President
  208.      AAA Manufacturing Co.
  209.      2222 Main St., Bldg. C
  210.      Silicon City, Calif. 94501
  211.      -
  212.      Dear Mr. Doe:
  213.      5*
  214.      Ms. Mary Smith
  215.      etc.
  216.  
  217.                       ********************
  218.  
  219.                       END OF DOCUMENTATION
  220.